ฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบทำให้ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในระบบงาน

ต่างๆ ร่วมกันได้ โดยที่จะไม่เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และยังสามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของ

ข้อมูลด้วย อีกทั้งข้อมูลในระบบก็จะถูกต้องเชื่อถือได้ และเป็นมาตรฐานเดียวกันโดยจะมีการ

กำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลขึ้น

โปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้

  

        โปรแกรมฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมหรือซอฟแวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลหรือรายการต่าง ๆ ที่อยู่ในฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การเรียกใช้ การปรับปรุงข้อมูล

     โปรแกรมฐานข้อมูล จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งโปรแกรม
ฐานข้อมูลที่นิยมใช้มีอยู่ด้วยกันหลายตัว เช่น Access, FoxPro, Clipper, dBase, FoxBase, Oracle, SQL เป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน
บางโปรแกรมใช้ง่ายแต่จะจำกัดขอบเขตการใช้งาน บ่งโปรแกรมใช้งานยากกว่าแต่จะมีความ
สามารถในการทำงานมากกว่า

โปรแกรม Access 

โปรแกรม Access นับเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันมากในขณะนี้ โดยเฉพาะในระบบฐานข้อมูล

ขนาดใหญ่ สามารถสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการจะเรียกดูข้อมูลในฐานข้อมูล หลังจากบันทึกข้อมูล
ในฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะสามารถค้นหาหรือเรียกดูข้อมูลจากเขตข้อมูลใดก็ได้ นอกจากนี้

Access ยังมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยการกำหนดรหัสผ่านเพื่อป้องกัน

ความปลอดภัยของข้อมูลในระบบได้ด้วย

โปรแกรม FoxPro 

โปรแกรม FoxPro เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้งานมากที่สุด เนื่องจากใช้ง่ายทั้งวิธีการ

เรียกจากเมนูของ FoxPro และประยุกต์โปรแกรมขึ้นใช้งาน โปรแกรมที่เขียนด้วย FoxPro 

จะสามารถใช้กลับ dBase คำสั่งและฟังก์ชั่นต่าง ๆ ใน dBase จะสามารถใช้งานบน 

FoxPro ได้ นอกจากนี้ใน FoxPro ยังมีเครื่องมือช่วยในการเขียนโปรแกรม เช่น 

การสร้างรายงาน

โปรแกรม dBase 

โปรแกรม dBase เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลชนิดหนึ่งการใช้งานจะคล้ายกับโปรแกรม 

FoxPro ข้อมูลรายงานที่อยู่ในไฟล์บน dBase จะสามารถส่งไปประมวลผลใน

โปรแกรม Word Processor ได้ และแม้แต่ Excel ก็สามารถอ่านไฟล์ .DBF

ที่สร้างขึ้นโดยโปรแกรม dBase ได้ด้วย

โปรแกรม SQL

โปรแกรม SQL เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างของภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน 

มีประสิทธิภาพการทำงานสูง สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้โดยใช้คำสั่งเพียงไม่กี่คำสั่ง 

โปรแกรม SQL จึงเหมาะที่จะใช้กับระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ และเป็นภาษาหนึ่งที่มีผู้นิยม

ใช้กันมาก โดยทั่วไปโปรแกรมฐานข้อมูลของบริษัทต่างๆ ที่มีใช้อยู่ในปัจจุบัน เช่น Oracle,
DB2 ก็มักจะมีคำสั่ง SQL ที่ต่างจากมาตรฐานไปบ้างเพื่อให้เป็นจุดเด่นของแต่ละโปรแกรมไป

ฟิลด์

                                 


                 ฟิลด์ คือ กลุ่มของอักขระทีสัมพันธ์กัน ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปที่นำมารวมกันแล้วแสดงลักษณะหรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ฟิลด์แต่ละฟิลด์ยังแยกออกเป็นประเภทข้อมูล ซึ่งจะบ่งบอกว่าในเขตฟิลด์นั้นบรรจุข้อมูลประเภทใดไว้ สามารถแยกประเภทของฟิลด์ได้เป็น 3 ประเภทคือ

          - ฟิลด์ตัวเลข (numeric field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวเลข ซึ่งอาจเป็นเลขจำนวนเต็มหรือทศนิยมและอาจมีเครื่องหมายลบหรือบวก เช่น ยอดคงเหลือในบัญชีเป็นกลุ่มของตัวเลข

          - ฟิลด์ตัวอักษร (alphabetic field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวอักษรหรือช่องว่าง (blank)เช่น ชื่อลูกค้าเป็นกลุ่มของตัวอักษร

          - ฟิลด์อักขระ (character field หรือ alphanumeric field) ประกอบด้วย อักขระซึ่งอาจจะเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ที่อยู่ของลูกค้า

       ข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในฟิลด์ เป็นหน่วยย่อยของระเบียนที่บรรจุอยู่ในแฟ้มข้อมูล เช่น ฟิลด์เลขรหัสประจำตัวบุคลากร ฟิลด์เงินเดือนของลูกจ้าง หรือฟิลด์เลขหมายโทรศัพท์ของพนักงาน ตัวอย่าง เช็คของธนาคารแห่งหนึ่งประกอบด้วย ชื่อที่อยู่ธนาคาร เช็คเลขที่ จ่ายจำนวนเงินเป็นตัวเลข จำนวนเงินเป็นตัวอักษร สาขาเลขที่ เลขที่บัญชี และลายเซ็น

       ฟิลด์บางฟิลด์อาจจะประกอบด้วยข้อมูลหลาย ๆ ประเภทรวมกันในฟิลด์ เช่น ฟิลด์วันที่ประกอบด้วย 3 ฟิลด์ย่อย ๆ คือ วันที่ เดือน และปี หรือในฟิลด์ชื่อธนาคาร ยังประกอบด้วยหลายฟิลด์ย่อย ๆ คือ ชื่อธนาคาร ที่อยู่ เมือง ประเทศ และรหัสไปรษณีย์

การกำหนดคุณสมบัติของฟิลด์ข้อมูล

•                  Field Size

            ในการกำหนดขนาดของฟิลด์ จะเป็นส่วนที่บอกถึงความยาวของข้อความที่สามารถป้อนลงไปได้ ซึ่งหากฟิลด์ข้อมูลที่สร้างขึ้น เช่น รหัส มีการป้อนข้อมูลลงไปเพียง 5 ตัวอักษร แต่ค่าเริ่มต้นในช่อง Field Size ของข้อมูลชนิดข้อความ กำหนดไว้เป็น 255 ตัวอักษร Access จะจองพื้นที่เก็บข้อมูลไว้ 255 จึงทำให้เป็นการเปลืองพื้นที่ในการเก็บข้อมูล ดังนั้นจึงควรกำหนดให้ขนาดของฟิลด์เหมาะสมกับการป้อนข้อมูลด้วย

•                  Format

            ใช้ในการกำหนดรูปแบบของข้อมูล ซึ่งจะไม่มีผลกับข้อมูล และจะแตกต่างกันไปตามชนิดข้อมูล ทั้งข้อมูลชนิดข้อความ ตัวเลข หรือวันที่เวลา ในที่นี้จะขอยกตัวอย่างการกำหนดรูปแบบกับฟิลด์ข้อมูลที่เป็นชนิดข้อความ ซึ่งสามารถกำหนดได้ดังต่อไปนี้

•                  Decimal Place

            ใช้สำหรับกำหนดว่าจะให้แสดงจุดทศนิยมกี่ตำแหน่ง ซึ่งจะใช้ได้กับข้อมูลชนิด Numberและ Currency เท่านั้น

•                  Input Mask

            ใช้สำหรับกำหนดรูปแบบในการป้อนข้อมูล เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการป้อนข้อมูล ซึ่งสามารถกำหนดโดยใช้เครื่องมือช่วย หรือจะกำหนดเองก็ได้ เช่น รูปแบบเบอร์โทรศัพท์ หมายเลขบัตรประชาชน เป็นต้น

•                  Caption

            ใช้กำหนดข้อความที่แสดงในส่วนหัวคอลัมน์ในมุมมองแผ่นตารางข้อมูล (Datasheet View) หรือเป็นชื่อที่ปรากฏในฟอร์ม หรือรายงาน

•                  Default Value

            ใช้สำหรับกำหนดค่าเริ่มต้นของข้อมูลในฟิลด์ ถ้ามีการเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ลงไปในตาราง ผู้ใช้จะได้ไม่ต้องเสียเวลาป้อนข้อมูล ถ้าเป็นข้อมูลที่ตรงกับค่าเริ่มต้นนี้

•                  Validation Rule

            ใช้สำหรับกำหนดเงื่อนไขสำหรับการป้อนข้อมูล เช่น ในฟิลด์นี้จะต้องป้อนข้อมูลเพียง 2 ค่าคือ หญิงและชายเท่านั้น ถ้าป้อนนอกเหนือจากนี้แล้ว จะแสดงกรอบหน้าต่างเตือน และไม่สามารถป้อนข้อมูลนอกเหนือจากที่กำหนดนี้ได้ ตัวอย่างเช่น

•                  Validation Text

            ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือน เมื่อป้อนผิดเงื่อนไขในช่อง Validation Rule ซึ่งสามารถป้อนข้อความแจ้งเตือนได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร

•                  Required

            ใช้สำหรับกำหนดคุณสมบัติว่าผู้ใช้จำเป็นจะต้องป้อนข้อมูลลงไปในฟิลด์ที่กำหนดนี้หรือไม่ถ้าเลือก Yes จะต้องป้อนข้อมูลลงไปในฟิลด์ แต่ถ้าเลือก No ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลก็ได้

การสื่อสารข้อมูล

 

การสื่อสารข้อมูล (Data Communications) 

           หมายถึง กระบวนการถ่ายโอนหรือแลกเปลี่ยนข้อมูลกันระหว่างผู้ส่งและผู้รับ โดยผ่านช่องทางสื่อสาร เช่น อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ หรือคอมพิวเตอร์เป็นตัวกลางในการส่งข้อมูล เพื่อให้ผู้ส่งและผู้รับเกิดความเข้าใจซึ่งกันและกัน

    เมื่อกล่าวถึงการติดต่อสื่อสาร ในอดีตอาจหมายถึงการพูดคุยกันของมนุษย์ซึ่งอาจเป็นการแสดงออกด้วยท่าทาง การใช้ภาษาพูดหรือผ่านทางตัวอักษร โดยเป็นการสื่อสารในระยะใกล้ๆ ต่อมา เมื่อ เทคโนโลยีก้าวหน้าได้มีการพัฒนาการสื่อสารเข้ากับการใช้งานอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ทำให้สามารถสื่อสารได้ในระยะไกลขึ้นและสะดวกรวดเร็วมากขึ้น เช่น การใช้โทรเลข โทรศัพท์ โทรสาร อีกทั้งตัวอุปกรณ์ที่ใช้ในการสื่อสารเองก็ได้รับการพัฒนาความสามารถขึ้นมาเป็นลำดับ และเข้ามามีบทบาทในทุกวงการ ดังนั้น ในยุคสารสนเทศนี้ การสื่อสารข้อมูลจึงหมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารซึ่งอาจอยู่ในรูปของตัวอักษร ตัวเลข รูปภาพ เสียงหรือวิดีทัศน์ ระหว่างอุปกรณ์สื่อสาร โดยผ่านทางสื่อกลางในการสื่อสารซึ่งอาจเป็นสื่อกลางประเภทที่มีสายหรือไร้สายก็ได้ โดยปกติ องค์ประกอบหลักของระบบสื่อสารข้อมูลมีอยู่ 5 อย่าง ได้แก่

1. ข่าวสารหรือข้อมูล (message)

2. ผู้ส่ง (sender)

3. ผู้รับ (receiver)

4. สื่อกลาง (media) 

5. โพรโทคอล (protocol

    

1. ผู้ส่งข่าวสารหรือแหล่งกำเนิดข่าวสาร (source) อาจจะเป็นสัญญาณต่างๆ เช่นสัญญาณภาพ ข้อมูลและสียงเป็นต้น ในการติดต่อสื่อสารสมัยก่อนอาจจะใช้แสงไฟ ควันไฟ หรือท่าทางต่าง ๆ ก็นับว่าเป็นแหล่งกำเนิดข่าวสาร จัดอยู่ในหมวดหมู่นี้เช่นกัน 

   

 2. ผู้รับข่าวสารหรือจุดหมายปลายทางของข่าวสาร (sink) ซึ่งจะรับรู้จากสิ่งที่ผู้ส่งข่าวสาร หรือแหล่งกำเนิดข่าวสารส่งผ่านมาให้ตราบใด ที่การติดต่อสื่อสารบรรลุวัตถุประสงค์ ผู้รับสารหรือจุดหมายปลายทางของข่าวสารก็จะได้รับข่าวสารนั้น ๆ ถ้าผู้รับสารหรือ จุดหมายปลายทางไม่ได้รับข่าวสาร ก็แสดงว่าการสื่อสารนั้นไม่ประสบความสำเร็จ กล่าวคือไม่มีการสื่อสารเกิดขึ้นนั่นเอง

   

 3. ช่องสัญญาณ (channel) ในที่นี้อาจจะหมายถึงสื่อกลางหรือตัวกลางที่ข่าวสารเดินทางผ่าน อาจจะเป็นอากาศ สายนำสัญญาณต่าง ๆ หรือแม้กระทั่งของเหลว เช่น น้ำ น้ำมัน เป็นต้น เปรียบเสมือนเป็นสะพานที่จะให้ข่าวสารข้ามจากฝั่งหนึ่งไปยังอีกฝั่งหนึ่ง 

    

4. การเข้ารหัส (encoding) เป็นการช่วยให้ผู้ส่งข่าวสารและผู้รับข่าวสารมีความเข้าใจตรงกันในการสื่อความหมาย จึงมีความจำเป็นต้องแปลงความหมายนี้ การเข้ารหัสจึงหมายถึงการแปลงข่าวสารให้อยู่ในรูปพลังงาน ที่พร้อมจะส่งไปในสื่อกลาง ทางผู้ส่งมีความเข้าใจต้องตรงกันระหว่าง ผู้ส่งและผู้รับ หรือมีรหัสเดียวกัน การสื่อสารจึงเกิดขึ้นได้ 

   

5. การถอดรหัส (decoding) หมายถึงการที่ผู้รับข่าวสารแปลงพลังงานจากสื่อกลางให้กลับไปอยู่ในรูปข่าวสารที่ส่งมาจากผู้ส่งข่าวสาร โดยมีความเข้าในหรือรหัสตรงกัน 

 6. สัญญาณรบกวน (noise) เป็นสิ่งที่มีอยู่ในธรรมชาติ มักจะลดทอนหรือรบกวนระบบ อาจจะเกิดขึ้นได้ทั้งทางด้านผู้ส่งข่าวสาร ผู้รับข่าวสาร และช่องสัญญาณ แต่ในการศึกษาขั้นพื้นฐานมักจะสมมติให้ทางด้านผู้ส่งข่าวสารและผู้รับข่าวสารไม่มีความผิดพลาด ตำแหน่งที่ใช้วิเคราะห์ มักจะเป็นที่ตัวกลางหรือช่องสัญญาณ เมื่อไรที่รวมสัญญาณรบกวนด้านผู้ส่งข่าวสารและด้านผู้รับข่าวสาร ในทางปฎิบัติมักจะใช้ วงจรกรอง (filter) กรองสัญญาณแต่ต้นทาง เพื่อให้การสื่อสารมีคุณภาพดียิ่งขึ้นแล้วค่อยดำเนินการ เช่น การเข้ารหัสแหล่ง

ตัวอย่างการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

1 ระบบเอทีเอ็ม    

   ระบบเอทีเอ็ม (Automatic Teller Machine : ATM) เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกสบายอย่างมากให้แก่ผู้ใช้บริการธนาคาร และเป็นตัวอย่างเทคโนโลยีระบบสารสนเทศที่ได้รับการนำมาใช้เป็นกลยุทธ์ในการแข่งขันทางธุรกิจ โดยในปีพ.ศ. 2520 เป็นปีที่มีการใช้เอทีเอ็มเครื่องแรกของโลก ธนาคารซิตี้แบงค์ในเมือง นิวยอร์กเริ่มให้บริการฝากและถอนเงินโดยอัตโนมัติแก่ลูกค้า ซึ่งสามารถให้บริการได้ตลอด 24 ชั่วโมง รวมวันเสาร์อาทิตย์ด้วย ในขณะที่ธนาคารอื่น ๆ ที่ตั้งอยู่ใกล้ ๆ บนถนนสายเดียวกันให้บริการลูกค้าในเวลาปกติเท่านั้น คือ เฉพาะจันทร์ถึงศุกร์ เวลา 8.00 - 14.00 น. หลังจากบ่ายสองโมงก็หมดโอกาสได้รับบริการฝากถอนเงินแล้ว เมื่อวิเคราะห์มุมมองในการแข่งขันของธนาคารในการให้บริการลูกค้า กล่าวได้ว่า ระบบเอทีเอ็มของ ธนาคารซิตี้แบงค์เป็นบริการใหม่ที่ทำให้ลูกค้าได้รับความสะดวกสบาย และคล่องตัว ได้ดึงดูดลูกค้าจากธนาคาร อื่นมาเป็นลูกค้าของตัวเอง และเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดขึ้นมาเกือบสามเท่าตัวในช่วงเวลาประมาณ 6 เดือน ก่อนที่ธนาคารคู่แข่งจะไหวตัวทัน และหันมาให้

การนำเอาเทคโนโลยีเอทีเอ็มเข้ามาใช้ก่อนเป็นรายแรก สร้างความได้เปรียบเชิงธุรกิจเหนือคู่แข่งเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีกในเมืองใหญ่ทั่วโลก ไม่ว่าจะเป็นซิดนีย์ โตเกียว ปารีส และรวมทั้งกรุงเทพฯด้วย กล่าวคือ ธนาคารใดในเมืองเหล่านั้นที่ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีเอทีเอ็มได้ก่อนและให้บริการที่เหนือกว่า ก็สามารถดึงส่วนแบ่งการตลาดได้สูงมากเหนือคู่แข่ง เนื่องจากได้ใช้ระบบคอมพิวเตอร์มาเป็นกลยุทธ์การแข่งขันในแง่การปรับปรุงการบริการแก่ลูกค้า เช่น ปรากฏการณ์ที่ธนาคารไทยพาณิชย์นำระบบคอมพิวเตอร์แบบเชื่อมตรงมาบริการการใช้ เอทีเอ็ม และประสบความสำเร็จได้ก่อนจึงมีโอกาสดึงส่วนแบ่งการตลาดได้สูง

เทคโนโลยีที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของระบบเอทีเอ็ม ก็คือ ระบบคอมพิวเตอร์ ที่รวบรวมข้อมูลบัญชีเงินฝากของลูกค้าธนาคารไว้ในฐานข้อมูล กับเทคโนโลยีสื่อสารข้อมูล ทำให้สามารถเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ออกไปทั่วเมือง ทั่วประเทศ หรือทั่วโลกได้ ผู้ใช้บัตรเอทีเอ็มสามารถเบิกเงินจากธนาคารได้จากตู้เอทีเอ็มที่ติดตั้งอยู่ทั่วไป ทุกครั้งที่ลูกค้าใช้บัตรเอทีเอ็มจากตู้เอทีเอ็มจะมีการสื่อสารข้อมูลไปยังฐานข้อมูลกลางที่สำนักงานใหญ่ของธนาคารที่เก็บข้อมูล ยอดเงินฝากและรายการฝากถอนเงินของลูกค้า ฐานข้อมูลนี้จึงมีลักษณะสำคัญที่เรียกว่าเป็นฐานข้อมูลกลาง ในความหมายที่ว่า ลูกค้ามีบัญชีเงินฝากในธนาคารแห่ง นั้น ๆ จะมีข้อมูลอยู่ที่ฐานข้อมูลกลางเพียงชุดเดียว และด้วยระบบการสื่อสารข้อมูลในลักษณะเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ทำให้เข้าถึงข้อมูลได้จากระยะไกล นอกจากนี้คอมพิวเตอร์ยังช่วยจัดการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เช่น การฝาก การโอน และการถอน ที่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ      เทคโนโลยีฐานข้อมูลกลางทำให้สามารถเก็บข้อมูลต่างๆ ไว้เพียงชุดเดียว ไม่จำเป็นต้องสำเนาหลายชุด สามารถเรียกใช้และแก้ไขได้จากระยะไกล และเมื่อมีการแก้ไขแล้วทุกคนที่เข้ามาใช้ข้อมูลในภายหลังก็จะได้รับข้อมูลที่ทันสมัย การประมวลผลอัตโนมัติด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ และ

เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในระบบเครือข่ายนี้ เป็นตัวอย่างที่แสดงให้เห็นความสำคัญของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่สามารถนำมาประยุกต์ในงานต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์การและธุรกิจได้อีกมากมาย

คุณลักษณะของสารสนเทศที่ดี (Characteristics of Information)

สารสนเทศที่ดีควรมีคุณลักษณะดังต่อไปนี้ (Alter 1996 : 170-175, Stair and Reynolds 2001 : 6-7, จิตติมา เทียมบุญประเสริฐ 2544 : 12-15, ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์ และไพบูลย์ เกียรติโกมล 2545 : 41-42 และทิพวรรณ หล่อสุวรรณรัตน์ 2545 : 12-15)

1. สารสนเทศที่ดีต้องมีความความถูกต้อง (Accurate) และไม่มีความผิดพลาด
2. ผู้ที่มีสิทธิใช้สารสนเทศสามารถเข้าถึง (Accessible) สารสนเทศได้ง่าย ในรูปแบบ และเวลาที่เหมาะสม ตาม ความต้องการของผู้ใช้
3. สารสนเทศต้องมีความชัดเจน (Clarity) ไม่คลุมเครือ
4. สารสนเทศที่ดีต้องมีความสมบูรณ์ (Complete) บรรจุไปด้วยข้อเท็จจริงที่มีสำคัญครบถ้วน
5. สารสนเทศต้องมีความกะทัดรัด (Conciseness) หรือรัดกุม เหมาะสมกับผู้ใช้
6. กระบวนการผลิตสารสนเทศต้องมีความประหยัด (Economical) ผู้ที่มีหน้าที่ตัดสินใจมักจะต้องสร้างดุลยภาพ ระหว่างคุณค่าของสารสนเทศกับราคาที่ใช้ในการผลิต
7. ต้องมีความยึดหยุ่น (Flexible) สามารถในไปใช้ในหลาย ๆ เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์
8. สารสนเทศที่ดีต้องมีรูปแบบการนำเสนอ (Presentation) ที่เหมาะสมกับผู้ใช้ หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
9. สารสนเทศที่ดีต้องตรงกับความต้องการ (Relevant/Precision) ของผู้ที่ทำการตัดสินใจ
10. สารสนเทศที่ดีต้องมีความน่าเชื่อถือ (Reliable) เช่น เป็นสารสนเทศที่ได้มาจากกรรมวิธีรวบรวมที่น่าเชื่อ ถือ หรือแหล่ง (Source) ที่น่าเชื่อถือ เป็นต้น
11. สารสนเทศที่ดีควรมีความปลอดภัย (Secure) ในการเข้าถึงของผู้ไม่มีสิทธิใช้สารสนเทศ
12. สารสนเทศที่ดีควรง่าย (Simple) ไม่สลับซับซ้อน มีรายละเอียดที่เหมาะสม (ไม่มากเกินความจำเป็น)
13. สารสนเทศที่ดีต้องมีความแตกต่าง หรือประหลาด (Surprise) จากข้อมูลชนิดอื่น ๆ
14. สารสนเทศที่ดีต้องทันเวลา (Just in Time : JIT) หรือทันต่อความต้องการ (Timely) ของผู้ใช้ หรือสามารถส่ง ถึงผู้รับได้ในเวลาที่ผู้ใช้ต้องการ
15. สารสนเทศที่ดีต้องเป็นปัจจุบัน (Up to Date) หรือมีความทันสมัย ใหม่อยู่เสมอ มิเช่นนั้นจะไม่ทันต่อการ เปลี่ยนแปลงที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว
16. สารสนเทศที่ดีต้องสามารถพิสูจน์ได้ (Verifiable) หรือตรวจสอบจากหลาย ๆ แหล่ง ได้ว่ามีความถูกต้อง

นอกจากนั้นสารสนเทศมีคุณสมบัติที่แตกต่างไปจากสินค้าประเภทอื่น ๆ 4 ประการคือ ใช้ไม่หมด ไม่สามารถ ถ่ายโอนได้ แบ่งแยกไม่ได้ และสะสมเพิ่มพูนได้ (ประภาวดี สืบสนธ์ 2543 : 12-13) หรืออาจสรุปได้ว่าสารสนเทศ ที่ดีต้องมีคุณลักษณะครบทั้ง 4 ด้าน คือ ด้านเวลา (ทันเวลา และทันสมัย) ด้านเนื้อหา (ถูกต้อง สมบูรณ์ ยึดหยุ่น น่าเชื่อถือ ตรงกับ ความต้องการ และตรวจสอบได้) ด้านรูปแบบ (ชัดเจน กะทัดรัด ง่าย รูปแบบการนำเสนอ ประหยัด แปลก) และด้าน กระบวนการ (เข้าถึงได้ และปลอดภัย)

หน่วยรับข้อมูล

หน่วยรับข้อมูล           จากรูปแบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ หน่วยรับเข้าเป็นอุปกรณ์ที่นำข้อมูลหรือโปรแกรมเข้าไปเก็บไว้ในหน่วยความจำหลัก และใช้ในการประมวลผล อุปกรณ์รับข้อมูลมีหลายประเภท           1. แผงแป้นอักขระ (keyboard)เป็นอุปกรณ์ที่ทำหน้าที่รับข้อมูลโดยรับข้อมูลจากการกดแป้นบนแผงแป้นอักขระแล้วส่งรหัสให้กับคอมพิวเตอร์ แผงแป้นอักขระมาตรฐานที่นิยมใช้กันมากในขณะนี้มีจำนวนแป้น 103 แป้น ถึงแม้จะมีจำนวนแป้นมากแล้ว แต่การป้อนข้อมูลก็ยังมีตัวยกแคร่ (shift) สำหรับใช้ควบคู่กับตัวอักษรอื่น เช่น กดแป้น shift เพื่อเลือกตัวอักษรภาษาอังกฤษตัวเล็กหรือตัวใหญ่ แผงแป้นอักขระที่ใช้ในประเทศไทยสามารถใช้พิมพ์ตัวอักษรภาษาไทยได้ การที่รับข้อมูลภาษาไทยได้เนื่องจากมีการพัฒนาซอฟต์แวร์ให้ทำงานภาษาไทยได้
2. เมาส์ (mouse) แทร็กบอล (trackball) และก้านควบคุม (joystick)  การพัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน จะเน้นให้ผู้ใช้ใช้งานได้ง่าย จึงมีการพัฒนาอุปกรณ์รับเข้าที่เหมาะสมกับโปรแกรม เช่น เมาส์ แทร็กบอล และก้านควบคุม ซึ่งสามารถเลื่อนตัวชี้ไปบนจอแล้วเลือกสิ่งที่ต้องการได้
- เมาส์ เป็นอุปกรณ์รับเข้าที่สามารถเลื่อนตัวชี้ไปยังตำแหน่งที่ต้องการบนจอภาพ มีลักษณะเป็นปุ่มกดครอบอยู่กับลูกกลมที่เมื่อลากไปกับพื้นแล้ว จะมีการส่งสัญญาณตามแนวแกน x และแกน y เข้าสู่คอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเมาส์มีหลายรูปแบบให้ผู้ใช้สามารถเลือกได้ตามความต้องการ
- แทร็กบอลคือลูกกลมที่กลิ้งไปมาวางอยู่ในเบ้า ผู้ใช้สามารถบังคับลูกกลมให้หมุนไปมาเพื่อควบคุมการทำงานของตัวชี้บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ ปัจจุบันมีการสร้างแทรกบอลไว้กับเครื่องคอมพิวเตอร์แบบโน้ตบุ๊ค เพราะสะดวกต่อการใช้ และใช้พื้นที่น้อย
- ก้านควบคุมมีลักษณะเป็นก้านโยกซึ่งโยกได้หลายทิศทาง ขณะที่โยกก้านไปมาตำแหน่งของตัวชี้จะเปลี่ยนไปด้วย ซึ่งเป็นการส่งสัญญาณข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ ก้านควบคุมมักเป็นอุปกรณ์ที่นิยมใช้กันมากในการเล่นเกม
3. เครื่องกราดตรวจ (scanner)  เป็นอุปกรณ์รับข้อมูลโดยใช้เทคโนโลยีของการผ่านแสง เพื่อทำการอ่านรหัสสัญลักษณ์ หรือรูปภาพ แล้วให้คอมพิวเตอร์นำไปประมวลผลต่อไป เครื่องกราดตรวจช่วยให้การรับข้อมูลทำได้รวดเร็วกว่าการกดแป้นบนแผงแป้นอักขระ อีกทั้งยังลดข้อผิดพลาดอันอาจเกิดจากการกดแป้นอีกด้วย เครื่องกราดตรวจที่นิยมใช้กันอยู่ทั่วๆ ไปได้แก่
- เครื่องกราดตรวจรายหน้า (page scanner) เป็นอุปกรณ์ที่ใช้อ่านรูปภาพหรือตัวหนังสือ เช่น รูปถ่าย และ สัญลักษณ์ต่างๆ เป็นต้น
- เครื่องอ่านรหัสแท่ง (barcode reader ) เป็นอุปกรณ์รับเข้าที่ใช้สำหรับอ่านรหัสแท่ง (bar code) ซึ่งเป็นแถบเส้นที่ประกอบด้วยเส้นขนาดแตกต่างกันใช้แทนรหัสข้อมูลต่างๆ การอ่านจะใช้แสงส่องแถบเส้นทำให้เกิดการสะท้อนเพื่อรับรหัสเข้ามาตีความหาย ปัจจุบันนิยมใช้ในห้างสรรพสินค้า สินค้าทุกชนิดจะติดรหัสแท่งไว้ ผู้ขายใช้เครื่องอ่านรหัสแท่งเพื่อจะได้ทราบว่าเป็นรหัสของสินค้าใด ราคาเท่าใดและสามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้อย่างอัตโนมัติ
- เครื่องอ่านอักขระหมึกแม่เหล็ก (Magnetic-Ink Character Recognition: MICR) ที่พบเห็นได้บ่อยครั้งคือ เครื่องอ่านตัวเลขที่พิมพ์อยู่บนตั๋วสัญญาใช้เงิน ตัวเลขเหล่านี้มีลักษณะพิเศษที่ทำให้เครื่องอ่านได้ เนื่องจากแต่ละวันธนาคารต้องรับและออกตั๋วสัญญาใช้เงินเป็นจำนวนมาก จึงมีการใช้เครื่องอ่านตัวเลขช่วยในการอ่าน หรือเครื่องอ่านตัวเลขที่สำนักงาน ไปรษณีย์ใช้เพื่อช่วยแยกจดหมายตามรหัสไปรษณีย์
- จอสัมผัส (touch screen) สามารถเป็นได้ทั้งหน่วยรับเข้าและหน่วยส่งออก จอภาพสามารถรับข้อมูลไปประมวลผลได้โดยการสัมผัสบนบริเวณจอภาพ บริเวณจอภาพของจอสัมผัสประกอบด้วยตาข่ายของลำแสงอินฟาเรด เมื่อมีวัตถุมาสัมผัสบนจอภาพ จะมีการส่งสัญญาณไฟฟ้า ซึ่งสามารถระบุตำแหน่งบนจอภาพให้กับโปรแกรมที่กำลังทำงานอยู่ได้ การใช้งานจอสัมผัสมีความสะดวก แต่อาจผิดพลาดจากการระบุตำแหน่งบนจอภาพ ถ้าตำแหน่งบนจอภาพมีขนาดเล็กเกินไป จอสัมผัสประยุกต์ใช้กับงานหลายอย่าง เช่น การจองตั๋วชมภาพยนตร์ การจองที่นั่งเพื่อรับประทานอาหาร
- กล้องถ่ายภาพดิจิตรอน สามารถถ่ายภาพและบันทึกไว้ในหน่วยความจำภายในตัวกล้อง จากนั้นสามารถส่งข้อมูลภาพเข้าสู่คอมพิวเตอร์ได้อุปกรณ์รับเข้ายังมีอีกหลายชนิดตามพัฒนาการทางเทคโนโลยี ทั้งนี้เพื่อให้การรับข้อมูลเข้าระบบทำได้สะดวก แม่นยำ และสามารถนำไปใช้งานได้ดี ดังตัวอย่างเช่น พนักงานการไฟฟ้า ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดมือถือ บันทึกข้อมูลการใช้ไฟที่อ่านจากมิเตอร์ตามบ้าน การตรวจข้อสอบเข้ามหาวิทยาลัยก็ใช้เครื่องอ่านข้อมูลคำตอบของนักเรียน แล้วตรวจให้คะแนนอย่างอัตโนมัติ การลงทะเบียนเรียนของนักศึกษาบางมหาวิทยาลัยก็ใช้ระบบระบายดินสอดำลงบนกระดาษตามช่องที่กำหนด เพื่อให้เครื่องอ่านได้ และนำไปประมวลผลต่อไป

หน่วยส่งออก

หน่วยส่งออก             หน่วยส่งออก (Output Unit) ทำหน้าที่แสดงผลลัพธ์ที่ได้จาการประมวลผล โดยนำผลที่ได้ออกมาจากหน่วนความจำหลักแสดงให้ผูใช้ได้รับรู้โดยประสาทสัมผัสต่างๆ  เช่น ตา หู หรือแม้กระทั่งการสัมผัสด้วยมือก็ได้ อุปกรณืต่างๆ เหล่านี้ได้แก่
1. จอภาพ (monitor) มีลักษณะเป็นจอภาพเหมือนจอโทรทัศน์ทั่วไป การส่งออกของข้อมูลจะปรากฏบนจอภาพ ซึ่งแสดงได้ทั้งตัวอักษร ตัวเลข เครื่องหมายพิเศษ และยังสามารถแสดงรูปภาพได้ด้วย จอภาพ มี 2 แบบคือ ซีอาร์ที (Cathode Ray Tube : CRT) ใช้เทคโนโลยีของหลอดรังสีอิเล็กตรอน เช่นเดียวกับจอโทรทัศน์ในการทำให้เกิดภาพ และจอแบบแอลซีดี (Liquid Crystral Display : LCD) ใช้เทคโนโลยีของการบรรจุของเหลวไว้ภายในจอ เช่นเดียวกับหน้าปัดนาฬิกาในระบบตัวเลข การแสดงผลบนจอภาพจะแสดงด้วยจุดเล็กๆ ตามแนวนอนและแนวตั้ง แต่เดิมจอภาพแสดงผลได้เพียงสีเดียว พัฒนาการต่อมาทำให้การแสดงผลเป็นสีหลายสีได้ นอกจากนี้ยังมีความละเอียดมากขึ้น เช่น จอภาพที่ใช้กับคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน แสดงผลในภาวะกราฟิกได้อย่างน้อยในแนวนอน 800 จุด ในแนวตั้ง 600 จุด และแสดงสีได้ถึงล้านสีขนาดของจอภาพจะวัดความยาวตามเส้นทแยงมุม จอภาพโดยทั่วไปจะมีขนาด 15 นิ้ว หรือ 17 นิ้ว การแสดงผลของจอภาพควบคุมโดยแผงวงจรอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งอยู่ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์
2.  เครื่องพิมพ์ (printer)  เครื่องพิมพ์ที่ใช้กับคอมพิวเตอร์มีหลายประเภทตามเทคโนโลยีการพิมพ์ เครื่องพิมพ์เป็นอุปกรณ์ส่งออกที่พิมพ์ลงบนกระดาษ เครื่องพิมพ์ที่ใช้กับคอมพิวเตอร์มีดังนี้
- เครื่องพิมพ์แบบจุด (dot matrix printer) เป็นเครื่องพิมพ์ที่มีหัวยิงเป็นเข็มขนาดเล็ก พุ่งไปชนแผ่นผ้าหมึก เพื่อให้หมึกติดบนกระดาษเป็นจุดเล็กๆ หลายๆ จุดเรียงกันเป็นตัวหนังสือหรือรูปภาพหัวเข็มที่ใช้ยิงไปยังผ้าหมึกมีจำนวนหลายหัว โดยปกติใช้ขนาด 24 หัวเข็ม ซึ่งจัดวางเรียงกันในแนวตั้ง ทำให้ได้ตัวหนังสือที่ละเอียดพอควร
- เครื่องพิมพ์เลเซอร์ (laser printer) เป็นเครื่องพิมพ์ที่ให้ความคมชัดและความละเอียดสูงการพิมพ์จะใช้หลักการทางแสง ปกติมีความละเอียดไม่น้อยกว่า 600 จุดต่อนิ้วเครื่องพิมพ์เลเซอร์จึงเป็นเครื่องพิมพ์ที่เหมาะกับงานพิมพ์ ที่ต้องการคุณภาพพัฒนาการทางเทคโนโลยีทำให้เครื่องพิมพ์ชนิดนี้ได้รับความนิยมสูงขึ้นเพราะเมื่อเทียบประสิทธิภาพ ต่อราคาแล้วเครื่องพิมพ์ชนิดนี้เหมาะที่จะใช้ในสำนักงานแต่ไม่สามารถพิมพ์สำเนากระดาษคาร์บอนได้
- เครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึก (inkjet printer) เป็นเครื่องพิมพ์ที่ใช้วิธีการพ่นหมึกและผสมสีจากแม่สีสามสีคือแดง เหลืองและน้ำเงิน โดยจะผสมสีให้ได้สีตามความต้องการและพ่นหมึกเพื่อให้ติดบนกระดาษ    ในปัจจุบันเครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึกเป็นที่นิยมกันมาก เนื่องจากสามารถพิมพ์รูปภาพออกมาเป็นสีที่สวยงาม
3. ลำโพง (Speaker) ลำโพงทำหน้าที่แสดงผลออกมาในรูปแบบเสียง ซึ่งจะทำงานรวมับอุกรณ์การ์ดเสียง (Sound Card) ที่ทำหน้าที่แปลงสัญญาณคอมพิวเตอร์ออกมาเป็นสัญญาณเสียงแล้วส่งออกทางลำโพง ส่วนมากใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีระบบมัลติมีเดีย